Dieselben Angaben werden zweimal erfasst.
Eine Anfrage kommt per E-Mail. Jemand überträgt sie in ein anderes Werkzeug. Dann überträgt jemand anderes einen Teil davon noch einmal.
Systeme für echte Betriebe
Ihr Betrieb sollte einfacher zu führen sein, je größer er wird.
Anfragen kommen herein. E-Mails sammeln sich. Dokumente wandern hin und her. Jemand muss nachfassen. Jemand anderes tippt dieselben Angaben in ein weiteres System.
Wir verbinden diese Arbeit, nehmen die wiederkehrenden Teile heraus und bauen Systeme, die Ihrem Team helfen, die Dinge in Bewegung zu halten.
Wie Arbeit durch einen Betrieb läuft, in fünf Schritten.
- Anfrage: Etwas kommt herein
- Information: Einmal erfasst
- Arbeit: Vorbereitet und verteilt
- Entscheidung: Ein Mensch gibt frei. Sie entscheiden.
- Erledigt: Festgehalten und abgeschlossen
Arbeit kommt herein, läuft durch den Betrieb und wird festgehalten. Die Entscheidung trifft weiterhin ein Mensch.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Viel teure Arbeit sieht nicht teuer aus.
Kleine Aufgaben bleiben liegen.
Ein Angebot muss geprüft werden. Ein Dokument muss abgelegt werden. Ein Kunde wartet auf Antwort. Nichts davon ist schwierig, aber jemand muss an jeden Schritt denken.
Ihre Werkzeuge wissen Unterschiedliches.
Im Postfach steht das Gespräch. In der Tabelle stehen die Zahlen. Im CRM steht der Kunde. Niemand hat das ganze Bild.
Genau dieses Durcheinander bringen wir in Ordnung.
Was wir machen
Wir bringen den Ablauf in Ordnung, nicht nur die Oberfläche.
Manchmal brauchen Sie Automatisierung.
Manchmal brauchen Sie eine kleine Anwendung, die zu der Art passt, wie Ihr Team arbeitet.
Manchmal muss Ihre Website mehr können, als Informationen zu zeigen.
Und manchmal müssen die Werkzeuge, für die Sie ohnehin zahlen, einfach richtig zusammenarbeiten.
Wir fangen beim Problem an.
Dann bauen wir, was sinnvoll ist.
Prozessautomatisierung
Prozessautomatisierung ansehenSchluss damit, dieselben Angaben von Hand weiterzureichen.
Wir verbinden die wiederkehrenden Schritte, damit Angaben erfasst, weitergeleitet, vorbereitet und festgehalten werden, ohne dass jemand den ganzen Tag nachschiebt.
Individuelle Anwendungen
Individuelle Anwendungen ansehenWenn Tabellen und Standardsoftware nicht mehr passen.
Wir bauen schlanke Anwendungen, Portale und interne Systeme rund um die Art, wie Ihr Betrieb tatsächlich arbeitet.
Webentwicklung
Webentwicklung ansehenEine Website sollte mitarbeiten.
Wir bauen Websites, die Anfragen aufnehmen, Abläufe starten und Kunden mit dem verbinden, was als Nächstes passieren muss.
Content- und Social-Abläufe
Content-Systeme ansehenVeröffentlichen sollte kein zweiter Vollzeitjob werden.
Wir bauen ein einfaches System, mit dem aus Ideen und Fachwissen Inhalte werden, die vorbereitet, geprüft und regelmäßig veröffentlicht werden.
Produkt- und Commerce-Abläufe
Produkt-Systeme ansehenAngaben einmal ändern, nicht fünfmal.
Wir helfen Betrieben, Produktangaben zu ordnen und freigegebene Änderungen dorthin zu bringen, wo sie gebraucht werden.
In der Praxis
Wie sieht das konkret aus?
Oft beginnt es mit einer Aufgabe, die jemand im Betrieb immer wieder von Hand erledigt.
Eine Anfrage kommt rein
- Anfrage
- Informationen erfassen
- Vorgang anlegen
- Zuständige Person prüftMensch
- Nachverfolgung läuft weiter
Statt Angaben aus E-Mails in Tabellen und weitere Systeme zu kopieren, gelangen die Informationen dorthin, wo sie gebraucht werden. Ein Mensch übernimmt dort, wo eine Entscheidung nötig ist.
Ein Dokument kommt an
- Dokument
- Relevante Daten erfassen
- PrüfenMensch
- Richtig ablegen
- Nächsten Schritt auslösen
Das Dokument verschwindet nicht einfach in einem Ordner. Die wichtigen Informationen fließen direkt in den nächsten Arbeitsschritt.
Ein Kunde braucht eine Rückmeldung
- Status ändert sich
- Passende Nachricht vorbereiten
- Kunde kontaktieren
- Antwort erfassen
- Team sieht den aktuellen Stand
Die Nachverfolgung hängt nicht mehr davon ab, dass jemand am Ende des Tages an eine Liste denkt.
Der genaue Ablauf ist in jedem Betrieb anders. Das Prinzip bleibt gleich.
Echte Arbeit
Rein kommt eine unsortierte Anfrage. Raus ein geprüftes Angebot.
Unsere eigenen Angebote und Rechnungen erstellen wir mit einem System, das wir selbst gebaut haben. Hier ein Angebot, von der ganz normalen E-Mail bis zum gespeicherten Entwurf.
- Eine ganz normale E-Mail kommt an und wird so eingefügt, wie sie ist.
- Das System füllt das Angebot aus und markiert, was es nicht bestätigen konnte.
- Ein Mensch prüft. Gespeichert wird erst, wenn er entscheidet.
- Erst das Speichern erzeugt den Entwurf und seine Nummer. Versenden ist eine eigene Entscheidung.
Gezeigt in einer kontrollierten Testumgebung mit einer erfundenen Kundin.
Schritt für Schritt ansehen
Die Werkzeuge sind nicht der Punkt
Wir arbeiten mit dem, was Sie schon nutzen.
Sie müssen nicht alles ersetzen. Oft bringt es am meisten, wenn die vorhandenen Systeme aufhören, sich wie getrennte Inseln zu verhalten.
- Webformulare
- Gmail
- Google Calendar
- Outlook
- Telegram
- Slack
- n8n
- HubSpot
- Stripe
- Notion
- Google Sheets
Technologienamen stehen hier nur, um zu erklären, mit welchen Systemen wir arbeiten können. Sie bedeuten keine Partnerschaft und keine Empfehlung.
Warum Maxpromo
Ich bringe verfahrene digitale Systeme in Ordnung, schon lange bevor KI in aller Munde war.
Ich arbeite seit über 15 Jahren mit Websites, Content-Management-Systemen, Datenbanken, Hosting und Unternehmenssoftware.
Damals waren die Werkzeuge andere, die Probleme aber erstaunlich ähnlich.
- Informationen an der falschen Stelle.
- Systeme, die nicht miteinander sprechen.
- Arbeit, die davon abhängt, dass jemand an den nächsten Schritt denkt.
- Betriebe, die weitere Software kaufen, ohne dass die Arbeit leichter wird.
Aus dieser Erfahrung ist Maxpromo entstanden.
Heute gehören Automatisierung, KI und Agenten dazu, und vieles lässt sich bauen, was vor ein paar Jahren deutlich schwieriger war. An meiner Regel hat sich nichts geändert:
Erst die Arbeit verstehen. Dann die Technik wählen.
Marcel AkweGründer, Maxpromo Digital
Unsere Geschichte lesenNoch nicht bereit für ein Gespräch?
Finden Sie zuerst heraus, wo es klemmt.
Sechs Fragen. Kein Verkaufsscore. Einfach ein klarerer Blick darauf, wo Arbeit unnötig hängen bleibt.
Nützlich, nicht laut
Was wir beim Bauen echter Systeme gelernt haben.
- LeitfadenWas sollte zuerst automatisiert werden?Welche Arbeit sich für Automatisierung eignet, welche besser bei Menschen bleibt und wo man anfängt. Nützlich, auch wenn Sie nie mit uns sprechen.
- ArtikelNewsletter noch manuell? Bauen Sie Ihr eigenes internes Newsletter-SystemViele Betriebe besitzen wertvolle E-Mail-Listen — Kunden, Leads, alte Kontakte, Event-Teilnehmer — aber kein kontrolliertes System, um sie zu bereinigen, zu gruppieren, zu schreiben, zu senden und auszuwerten.